Zeitmanagement: Besser arbeiten mit weniger Stress

Hast du im Job das Gefühl, dass sich deine Aufgaben auf dem Tisch, der To-do-Liste und im E-Mail-Eingang stapeln? Gehst du regelmässig gestresst nach Hause, weil du das Gefühl hast, nicht genug geschafft zu haben? Der Grund dafür könnte ein schlechtes oder sogar gar kein Zeitmanagement sein! Hier lässt sich Abhilfe schaffen. In diesem Artikel erfährst du, was du tun kannst, um dich besser zu organisieren, damit du den Arbeitstag mit deutlich weniger Stress und Zeitdruck bewältigen und gleichzeitig produktiv viel mehr erreichen kannst.

Zeitmanagement – was ist das?

Ein gutes Zeitmanagement erleichtert den Berufsalltag erheblich. Denn es geht darum, wie du deine Aufgaben innerhalb der zur Verfügung stehenden Arbeitszeit bewältigst. Dazu gehört einerseits eine realistische Einschätzung des Zeitaufwands und andererseits die Priorisierung der verschiedenen Aufgaben. So ist das wichtigste Ziel des Zeitmanagements, deine Aufgaben effizient zu planen, auszuführen und zu kontrollieren. Dadurch kannst du deine Arbeitszeit optimal nutzen.

Zudem geht es darum, Zeitfresser und Störfaktoren zu eliminieren. Auf diese Weise sorgst du langfristig und effektiv für deinen persönlichen Erfolg und trägst gleichzeitig auch noch zum Unternehmenserfolg bei. Es stehen dir eine Vielzahl von Methoden und Techniken zur Verfügung, die dir dabei helfen, deine Aufgaben schnell und effizient zu erledigen.

Mehr Zeit am Arbeitstag – die richtige Einteilung

1. To-do-Listen

Egal, ob du dich für die traditionelle Methode entscheidest und deine Aufgaben mit Stift und Papier festhältst oder digitale Lösungen wie zum Beispiel Trello bevorzugst – was zählt, ist, dass du alle anstehenden Aufgaben an einem Ort sammelst. Dadurch behältst du den Überblick und befreist deinen Kopf von der Last, sich alles merken zu müssen.

2. Prioritäten setzen

Wenn es um die Organisation deiner To-do-Liste geht, ist das Setzen von Prioritäten der Schlüssel für effizientes Zeitmanagement am Arbeitsplatz. Beginne damit, Aufgaben zu identifizieren und zu streichen, die du gar nicht erst erledigen solltest. Danach kannst du die drei oder vier wichtigsten Aufgaben herausfiltern und diese zuerst angehen. So sorgst du zuverlässig dafür, dass du das Wesentliche erledigst.

Gehe deine To-do-Liste durch und achte darauf, dass du die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und nicht nur nach ihrer Dringlichkeit ordnest. Wichtige Aufgaben tragen dazu bei, deine Ziele zu erreichen, während dringende Aufgaben sofortige Aufmerksamkeit erfordern und eher mit den Zielen anderer zu tun haben können. Oft lassen wir uns von dringenden Dingen überwältigen, obwohl wir uns eigentlich auf Aktivitäten konzentrieren sollten, die uns bei der Verwirklichung unserer persönlichen Ziele im Arbeitsalltag helfen.

3. Gute Planung

Sobald du alle deine Aufgaben aufgeschrieben und die entsprechenden Prioritäten gesetzt hast, folgt der nächste Schritt: Basierend auf deinen bisher gemachten Erfahrungen planst du die geschätzte Bearbeitungszeit für jede Aufgabe ein. Insbesondere am Anfang solltest du grosszügig planen und genügend Pufferzeit schaffen, um stressfrei mit unvorhergesehenen Unterbrechungen umgehen zu können.

Auf diese Weise kannst du deinen Arbeitstag oder sogar die gesamte Woche strukturieren. Vergiss dabei nicht, Pausen einzuplanen und auch Zeit für unerwartete Ereignisse einzubeziehen. Teile deinen Vorgesetzten und Kollegen mit, zu welchen Zeiten du nicht verfügbar bist, sodass du beim Erledigen deiner Aufgaben nicht unnötig gestört wirst.

4. Salamitaktik

Bei grösseren Aufgaben oder umfangreichen Projekten solltest du die anstehenden To-dos in viele kleine Teilstücke zu zerlegen. So stehst du nicht lange ratlos vor einem riesigen Aufgabenberg, sondern erledigst sozusagen alles «scheibchenweise» nacheinander. Und es macht ja auch Spass, jedes erreichte Etappenziel immer ein wenig zu feiern.

5. Deadlines setzen

Setze dir selbst immer und für jede Aufgabe eine Deadline, denn das trägt dazu bei, dass du dich auch wirklich darauf fokussierst und alles rechtzeitig zum Abschluss bringst. Bleibe bei deiner Zeitplanung jedoch immer realistisch und setze dich nicht zu sehr unter Druck, denn das kann ganz leicht nach hinten losgehen und dazu führen, dass du dich wieder sehr gestresst fühlst. Und das möchtest du ja vermeiden.

Zeitmanagement mit verschiedenen Methoden

Es gibt zahlreiche Zeitmanagement-Methoden und es ist sinnvoll, dass du die passende für dich herausfindest. Denn nicht jeder Ansatz liegt auch jedem gleichermassen gut. Hier listen wir dir einige auf für den Fall, dass du dich tiefergehend mit dem Thema Zeitmanagement beschäftigen willst:

• 80-20-Regel oder auch Pareto-Prinzip
• ABC-Analyse des Ökonoms Vilfredo Pareto
• Eisenhower-Prinzip: Aufgaben in Kategorien einteilen
• Kanban-Methode aus dem agilen Projektmanagement
• ALPEN-Methode des deutschen Zeitmanagement-Experten Lothar Seiwert
• SMART-Methode nach dem Unternehmensberater Peter Drucker

Mit all diesen Methoden und Möglichkeiten für ein effektives Zeitmanagement kannst du einfach und schnell loslegen. Bestimmt passen manche dieser Ansätze genau zu deinen Vorstellungen. In jedem Fall solltest du verschiedene Methoden testen, bis du eine findest, mit der du persönlich die besten Ergebnisse erzielst.

Unser Fazit

Mit einem guten Zeitmanagement erleichterst du dir den Arbeitsalltag ungemein. Wichtig ist dabei vor allem, dran zu bleiben und nicht in alte Verhaltensmuster zurückzufallen. Wenn dir das gelingt, steht einem regelmässig pünktlichen Feierabend nichts mehr im Weg. Sollte es dennoch Schwierigkeiten geben, kann es sein, dass du einfach mehr Aufgaben hast, als eine Person bewältigen kann. In einem solchen Fall solltest du das Gespräch mit deinem Vorgesetzten suchen. Wir wünschen dir viel Erfolg dabei, deine Zeit optimal zu managen und dadurch einen deutlich stressfreieren Arbeitstag zu erleben!