Executive Assistant

Stellenbeschreibung

Bist du vorausschauend, organisiert und hast ein Talent dafür, den Überblick zu behalten? Bei Gerber Innovation übernimmst du eine Schlüsselrolle als Executive Assistenz, in der du dem CEO den Rücken freihältst und eigenständig alle Aufgaben managst, die nicht seine oberste Priorität sind. Mit deiner Fähigkeit, seine Bedürfnisse vorauszusehen und zu antizipieren, sorgst du dafür, dass er sich voll und ganz auf seine strategischen Ziele konzentrieren kann. Gleichzeitig arbeitest du eng mit dem Team zusammen, um Prozesse reibungslos zu gestalten und optimale Ergebnisse für alle Beteiligten zu erzielen.
Haupt-Aufgabe:

Unterstützung des CEOs durch vorausschauende Organisation und selbständige Bearbeitung aller nicht-prioritären Aufgaben, um ihn zu entlasten.

Verantwortlichkeiten:

Aufgabenmanagement: Schnelle und sorgfältige Erledigung aufkommender Aufgaben, minimaler Rücksprache bedarf.
Kommunikation: Prüfung und Filterung eingehender Anfragen; eigenständige Problemlösung.
Recruiting-Unterstützung: Vorauswahl von Kandidaten für Interviews.
Buchhaltung: Vorbereitung und Pflege der Finanzdaten.
Finance Tracking: Daten so in Vorlagen aufbereiten, damit CEO Finanzentscheidungen treffen kann.
Kalender und Reisen: Effiziente Planung und Koordination von Terminen und Reisen.

Profil:

Chaos-Resilienz & Struktur – Du liebst es im Chaos den Überblick zu behalten, bleibst ruhig und schaffst es schnell Ordnung ins Chaos zu bringen.
Ausgezeichnete Management-, Zeitmanagement- und Problemlösungsfähigkeiten
Höfliche Hartnäckigkeit Du akzeptierst kein “nein” und lässt dich nicht ab wimmeln und vertrösten, sondern harkst so lange hartnäckig nach bis du bekommst was du brauchst.
Recherche-Fähigkeit – Durchführen von Recherche und essentielle Daten und Handlungsschritte auf den Punkt präsentieren.
Antizipation & Proaktiv – Du agierst proaktiv und sorgst dafür, dass zukünftige Probleme bereits im Vorhinein verhindert werden- nicht erst wenn es zu spät ist.
Wordclass Kommunikator – Du pflegst zwischenmenschliche Beziehungen und kannst klar und auf den Punkt kommunizieren – in Wort und Schrift.
Kein Ego – Du bist dir nicht zu schade mit anzupacken. Insbesondere, wenn es “einfache” Aufgaben sind, die unseren mentalen RAM Speicher fressen.
Buchhaltung – Erfahrung in Buchhaltung und Backoffice (idealerweise Schweiz).

Neugierig geworden? Wir freuen uns auf deine Bewerbung und darauf, gemeinsam den Erfolg unserer Kunden auf das nächste Level zu heben!
Art der Stelle: Pensum: 20-40%
Arbeitsort: Homeoffice

Weitere interessante Stellenangebote findest du unter jobsfurmich.ch/jobs.
Dein nächster Job wartet auf dich!